Datenschutzerklärung
Entwurf – vor dem Go-live mit der KIT-Datenschutzstelle abstimmen und die markierten Stellen ergänzen.
Verantwortliche Stelle
[Name der Einrichtung, Anschrift, E-Mail – bitte ergänzen]
Datenschutzbeauftragte/r: [Kontakt der KIT-Datenschutzstelle – bitte ergänzen]
Zweck der Verarbeitung
Diese Anwendung dient der Planung von Aufenthalten am GAMI. Wir verarbeiten Ihre Angaben, um Ihren Aufenthalt einzutragen, die Zusage durch GAMI-GM und LeitPro einzuholen, Sie über den Stand zu informieren und Überschneidungen zu vermeiden.
Welche Daten wir speichern
- Kürzel, Name, E-Mail-Adresse und Thema Ihres Aufenthalts
- Zeitraum des Aufenthalts sowie die Entscheidungen von GAMI-GM und LeitPro mit Zeitpunkt
- ein Änderungsprotokoll (wer hat wann was entschieden)
- für die Anmeldung Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort – das Passwort ausschließlich als nicht umkehrbarer Hashwert, niemand kann es im Klartext einsehen –, sowie Zeitpunkt der letzten Anmeldung
- zur Missbrauchsabwehr kurzzeitig einen nicht umkehrbaren Hashwert Ihrer IP-Adresse (nach spätestens zwei Tagen gelöscht)
Im öffentlich sichtbaren Belegungsplan erscheint nur Ihr Kürzel, nicht Ihr Name oder Ihre E-Mail-Adresse.
Personen auf der Zugangsliste erhalten gelegentlich (höchstens alle 30 Tage) eine E-Mail, wenn in den nächsten Monaten Prioritätswochen (GPA C.C.) noch nicht besetzt sind. Wer das nicht möchte, meldet sich bei GAMI-GM.
Rechtsgrundlage
[z. B. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. Landesrecht bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – mit der Datenschutzstelle festlegen]
Empfänger
Ihre Angaben erhalten GAMI-GM, LeitPro und die beiden Administratoren der Anwendung. Die Anwendung wird bei [Hostinger International Ltd., Serverstandort … – bitte ergänzen] betrieben. E-Mails werden über [Google Gmail bzw. Hostinger-Mail – bitte ergänzen] versendet.
Speicherdauer
Anmeldungen werden dauerhaft gespeichert, um die Belegung über die Jahre nachvollziehen zu können. [Speicherdauer mit der Datenschutzstelle abstimmen]
Cookies und lokale Speicherung
Die Anwendung setzt nur technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie und, nach der Anmeldung, ein Zugangs-Cookie mit Name, E-Mail-Adresse und einer Prüfsumme (kein Passwort), damit der Belegungsplan auf diesem Gerät geöffnet bleibt (Gültigkeit 30 Tage, löschbar über „Abmelden“). Es werden keine externen Schriftarten, Analyse- oder Tracking-Dienste eingebunden.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Widerspruch sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Wenden Sie sich dazu an [Kontakt – bitte ergänzen].